Wissens- und Content Management

Welche Inhaltsformate sind für die Verwendung in der Wissensdatenbank akzeptabel?

• .doc
• .docx
• .pdf
• .pptx
• .txt
• .md
• URLs (dürfen nicht passwortgeschützt sein)

Was bedeutet Realtime Retrieval?

Der Agent durchsucht bei jedem Chat aktiv Ihre Domain – ein erneutes Training ist nicht erforderlich. Das unterscheidet sich von hochgeladenen Dateien, die beim Hochladen indexiert und dann abgerufen werden, sobald ein Nutzer eine passende Frage stellt.

Gibt es Best Practices beim Hochladen von Dokumenten in die Wissensdatenbank?

• Teilen Sie große PDFs (über 50 Seiten) in kleinere Dateien auf, um die Indexierung zu beschleunigen.
• Warten Sie, bis der Dateistatus Verarbeitet anzeigt, bevor Sie das Fenster schließen oder die Seite verlassen. Wechseln Sie während des Uploads nicht den Tab.
• Schließen oder aktualisieren Sie den Editor nicht, während Dateien hochgeladen werden – läuft Ihre Sitzung in dieser Zeit ab, kann bei unterstützten Dateitypen fälschlicherweise ein Fehler zu einem nicht unterstützten Format angezeigt werden. Aktualisieren Sie in diesem Fall die Seite und laden Sie die Datei erneut hoch.
• URLs, die Sie als Wissensquelle hinzufügen, müssen öffentlich zugänglich sein. Passwortgeschützte, geografisch eingeschränkte oder durch Cloudflare geschützte Seiten werden möglicherweise nicht korrekt indexiert. Einzelheiten finden Sie unter Einschränkungen bei der Website-Analyse.

Werden .txt und .md Dateien wirklich unterstützt? Ich bekomme immer wieder einen Fehler.

Ja, sowohl .txt als auch .md werden unterstützt. Wenn bei diesen Typen ein nicht unterstützter Formatfehler angezeigt wird, ist Ihre Bearbeitungssitzung höchstwahrscheinlich abgelaufen. Aktualisieren Sie die Seite und laden Sie die Datei erneut hoch.

Hinweis: .md-Dateien eignen sich als Quelle für die Wissensdatenbank am besten für sachliche Referenzinhalte. Liest sich Ihre .md-Datei eher wie eine Anleitung oder eine Persona-Beschreibung, sollten Sie diesen Inhalt stattdessen in den Persona-Prompt-Editor einfügen – dies wirkt sich dort direkt auf das Verhalten des Agenten aus.

Mein Agent gibt unvollständige oder falsche Antworten, obwohl ich die richtigen Dokumente hochgeladen habe. Was soll ich überprüfen?

Die häufigste Ursache für unzuverlässige Antworten aus hochgeladenen Dokumenten ist die Struktur der Quelldatei. Die Wissensdatenbank nutzt KI-Embeddings, um Inhalte zu verstehen und abzurufen – und manche Dokumentformate liefern für diesen Prozess nur sehr wenig semantische Information.

Vermeiden Sie es, diese Art von Dokumenten direkt hochzuladen:

• Ausdrucke von Tabellenkalkulationen oder Tabellendaten (z. B. ein aus Excel exportiertes PDF mit Zeilen und Spalten für Veranstaltungssitzungen, Produktlisten oder Zeitpläne). Tabellenlayouts enthalten für das Embedding-Modell zu wenig Bedeutung auf Satzebene, um Fragen wie „Listen Sie alle Sitzungen von Referent X auf" oder „Wann ist die Mittagspause?" zuverlässig zu beantworten.
• Gescannte Dokumente oder bildbasierte PDFs. Diese enthalten keinen lesbaren Text und werden nicht korrekt indexiert.
• Stark formatierte Dokumente mit komplexen Layouts, mehreren Spalten oder dichten Tabellen – diese erzeugen häufig fragmentierte oder unstrukturierte indexierte Inhalte.

Was stattdessen zu tun ist:

• Wandeln Sie Tabellendaten in erzählenden Fließtext um. Schreiben Sie beispielsweise anstelle einer Tabellenzeile wie „Florian Rotberg | Session 3 | 14:00 | Halle B": „Florian Rotberg präsentiert Session 3 um 14:00 Uhr in Halle B." Diese Form lässt sich deutlich zuverlässiger abrufen.
• Teilen Sie Zeitpläne und strukturierte Daten mit vielen Einträgen in kleinere, nach Kategorie sortierte Dokumente auf (z. B. ein Dokument pro Referent oder pro Tag), anstatt eine große kombinierte Datei zu verwenden.
• Legen Sie eine eigene FAQ für die wichtigsten Fragen an, die immer korrekt beantwortet werden müssen – FAQ-Einträge haben beim Abruf Vorrang vor der Wissensdatenbank.

Mein Spaces-Dashboard zeigte nach einem Upload-Fehler an, dass alle meine Spaces verschwunden sind. Was ist passiert?

Dabei handelt es sich um ein Anzeigeproblem der Sitzung, nicht um Datenverlust. Aktualisieren Sie die Seite, und Ihre Spaces werden wieder angezeigt.